Důležité dokumenty a jejich doručování: Průvodce pro zaměstnavatele

V pracovním prostředí se často setkáváme s důležitými písemnostmi, které se týkají pracovního poměru a dalších dohod mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Jaké jsou způsoby doručování těchto dokumentů zejména v situacích, kdy zaměstnanec není přítomen na pracovišti?

Rozlišení důležitých dokumentů

Prvním krokem je identifikace, které dokumenty jsou považovány za „důležité“. V souladu se zákonem č. 262/2006 Sb., zákoníkem práce, sem spadají dokumenty týkající se vzniku, změn a ukončení pracovního poměru, dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr a další relevantní dokumenty. Mezi ně patří například návrh na uzavření pracovní smlouvy, návrh na změnu pracovní smlouvy, výpověď z pracovního poměru, okamžité zrušení pracovního poměru, písemné upozornění na možnost výpovědi v případě porušení povinností, odvolání vedoucího zaměstnance z pozice nebo dokumenty týkající se odměňování a hodnocení zaměstnance.

Doručení prostřednictvím poštovních služeb

Pokud zaměstnanec není k dispozici na pracovišti, zaměstnavatel je povinen zajistit doručení těchto důležitých písemností. To často zahrnuje využití služeb provozovatele poštovních služeb, například České pošty.

V takovém případě je důležité odeslat písemnost doporučeně do vlastních rukou s dodejkou. Podle ustanovení § 336 odst. 2 zákoníku práce je nutné, aby bylo doručení zdokumentováno písemným záznamem. Zaměstnavatel plní svou povinnost, jakmile zaměstnanec přijme danou písemnost.

Změna adresy pro doručování

Zaměstnavatel má povinnost doručovat písemnosti na adresu, kterou mu zaměstnanec písemně poskytl. Pokud však zaměstnanec neposkytne novou adresu pro doručování a na uvedené adrese jej nelze zastihnout, písemnost se považuje za doručenou dnem, kdy byl zaměstnanec zastižen a nemohl písemnost převzít.

Doručení prostřednictvím datové schránky

Pokud zaměstnanec vlastní datovou schránku jako fyzická osoba, může zaměstnavatel doručovat důležité písemnosti prostřednictvím datové schránky. To však vyžaduje písemný souhlas zaměstnance.

Písemnost se považuje za doručenou dnem, kdy se zaměstnanec přihlásí do své datové schránky. Není nutné, aby zaměstnanec tuto doručenku zvlášť potvrdil.

Doručení prostřednictvím elektronické komunikace

Pokud zaměstnanec vyjádří písemný souhlas a poskytne elektronickou adresu, může zaměstnavatel doručit písemnosti elektronicky. Písemnost musí být podepsána elektronickým podpisem zaměstnavatele. Doručení je platné, když zaměstnanec potvrdí převzetí elektronické zprávy podepsanou uznaným elektronickým podpisem.

Nová pravidla

Od 1. října 2023 nabývá účinnosti první část novely zákoníku práce - zákon č. 281/2023 Sb., kterým se mění zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce ve znění pozdějších předpisů, a některé další zákony. Tato novela přináší změny v doručování důležitých písemností zaměstnanců.

V této novější verzi zákoníku práce bude zaměstnavateli umožněno zvolit způsob doručování důležitých písemností. Elektronické doručování bude mít stejnou váhu jako osobní doručení na zaměstnavatele. Doručování prostřednictvím provozovatele poštovních služeb bude povoleno pouze v případě, že osobní doručení na pracoviště není možné.

Doručení důležitých písemností zaměstnanců je důležitý proces, který vyžaduje dodržení právních předpisů a zohlednění nových pravidel. Novela zákoníku práce přinese změny, které dávají zaměstnavatelům více flexibility