Evidence skutečných majitelů

Zápis do evidence skutečných majitelů není jen formalita, ale zásadní povinnost, jejíž nesplnění může vést k vysokým pokutám a omezením v podnikání. Firmy si často myslí, že se jich tato povinnost netýká, nebo předpokládají, že se vše zapíše automaticky. To však nemusí být pravda. Chyby a neúplné údaje v evidenci mohou znamenat nejen sankce, ale i nemožnost uzavírat klíčové smlouvy či čerpat dotace. Jak tedy správně postupovat, aby bylo vše v pořádku?

Povinnost zápisu se týká všech právnických osob se sídlem v České republice, včetně obchodních společností (s.r.o., a.s.), nadací, spolků a dalších organizací. Do evidence musí být zapsáni skuteční majitelé, tedy fyzické osoby, které mají nad organizací faktickou kontrolu. To znamená osoby s podílem větším než 25 % na hlasovacích právech nebo na zisku, osoby uplatňující rozhodující vliv v organizaci a osoby s právem jmenovat nebo odvolat většinu členů statutárního orgánu. V některých případech může být skutečným majitelem více osob najednou, nebo jej nelze určit jednoznačně. Pak se za skutečné majitele považují členové statutárního orgánu.

U firem s jednoduchou vlastnickou strukturou probíhá zápis automaticky z obchodního rejstříku. Tím ale není zaručeno, že je správný. Je proto nutné si záznam vždy ověřit a v případě nesrovnalostí jej opravit. Pokud firma nemá jednoznačně určeného skutečného majitele (např. kvůli složitější struktuře), je povinna zajistit zápis sama. To je potřeba udělat neprodleně po vzniku rozhodné skutečnosti, tedy například po založení firmy nebo změně vlastnické struktury.

Existují dva způsoby, jak zapsat skutečného majitele: zápis soudem a zápis notářem. Podnikatelé mohou podat návrh na zápis elektronicky přes datovou schránku nebo e-mailem s elektronickým podpisem, přičemž je nutné připojit dokumenty prokazující vlastnickou strukturu (například zakladatelskou listinu, výpis z obchodního rejstříku nebo seznam společníků). Tento proces podléhá soudnímu poplatku, jehož výše se pohybuje od 500 do 5 000 korun podle typu organizace. Notář je rychlejší a jednodušší cesta k zápisu. Stačí navštívit libovolného notáře a předložit potřebné dokumenty. Notářský zápis je dražší než soudní řízení, ale většinou probíhá rychleji a bez komplikací. Notář okamžitě provede zápis do systému Ministerstva spravedlnosti.

Každý zápis musí obsahovat jméno a identifikační údaje skutečného majitele, povahu postavení skutečného majitele (přímý či nepřímý podíl), velikost podílu (procentuální vyjádření), strukturu vztahů v rámci organizace a datum, od kdy je osoba skutečným majitelem. Chybný nebo neaktuální zápis může vést k pokutám až do výše 500 000 Kč a dalším sankcím, včetně omezení při uzavírání smluv nebo čerpání bankovních úvěrů.

Pokud firma nezajistí zápis skutečného majitele včas, hrozí jí několik problémů: pokuta až 500 000 Kč, nemožnost vyplácet zisk nezapsaným vlastníkům, riziko zneplatnění smluv uzavřených s třetími stranami a potíže při získávání úvěrů a investic. Orgány veřejné správy mají navíc povinnost kontrolovat, zda jsou údaje v registru správné. Pokud zjistí nesrovnalosti, mohou požadovat jejich opravu a v krajním případě uložit sankce.

Aby se podnikatelé vyhnuli potížím, měli by pravidelně kontrolovat svůj zápis v evidenci skutečných majitelů, po každé změně ve vlastnické struktuře aktualizovat údaje a v případě nejasností se poradit s notářem nebo právním expertem. Zapsání skutečného majitele do evidence není složitý proces, ale jeho opomenutí může znamenat zásadní komplikace pro podnikání. Pokud si nejste jisti, zda máte vše v pořádku, je lepší nechat si vše prověřit odborníkem než riskovat vysoké sankce a právní nejistotu.

Důležité upozornění: Na základě poslední novelizace zákona došlo ke zpřísnění požadavků na zápis a evidenci skutečných majitelů, včetně vyšších pokut a povinnosti aktualizovat údaje do 15 dnů od změny. Firmy by proto měly věnovat této povinnosti zvýšenou pozornost, aby se vyhnuly potenciálním problémům.