GDPR: Nepodceňujte sílu transparentnosti

GDPR vstoupilo v platnost již před několika lety, ale mnoho firem stále nedokáže správně plnit svou informační povinnost. To může mít vážné důsledky nejen pro důvěru klientů, ale také finanční postihy. Jak tedy zajistit, aby vaše firma plně vyhovovala požadavkům GDPR a vyhnula se problémům?

Klíčovým bodem GDPR je zajištění, že osoby, jejichž údaje zpracováváte, mají k dispozici všechny relevantní informace. Bohužel, často je tento proces komplikován nesrozumitelnými nebo těžko dostupnými informacemi. Pojďme si projít hlavní chyby a správné postupy při poskytování těchto informací.
Jedním z největších problémů je umístění informací o zpracování osobních údajů na webových stránkách. Mnohdy jsou tyto informace skryté pod několika vrstvami menu nebo úplně chybí přímý odkaz na hlavní stránce. To vede k tomu, že uživatelé mají problém informace najít, což je v rozporu s požadavky GDPR.

Aby byla informační povinnost plněna správně, je potřeba, aby informace byly snadno dostupné a srozumitelné. Nejlepší praxí je umístit odkaz na informace o zpracování osobních údajů přímo do hlavního menu nebo do patičky webové stránky. Tento odkaz by měl být jasně označen například jako „Ochrana osobních údajů“.

Informace musí být konkrétní a přizpůsobené pro běžné uživatele. To znamená, že by neměly obsahovat pouze obecná prohlášení o souladu s právními předpisy, ale měly by detailně popisovat, jaké údaje jsou zpracovávány, k jakým účelům, na jakém právním základě, jak dlouho budou uchovávány a komu mohou být předány.

Takto ne! Naše společnost zpracovává osobní údaje v souladu s GDPR, protože nám záleží na ochraně vašich údajů.
Správný příklad: Zpracováváme vaše jméno, příjmení, emailovou adresu a telefonní číslo za účelem poskytování našich služeb na základě vašeho souhlasu. Tyto údaje uchováváme po dobu trvání smlouvy a dále po dobu tří let pro účely našich oprávněných zájmů. Údaje mohou být předány našim partnerům, kteří se podílejí na poskytování našich služeb.
Nedodržení informační povinnosti může vést k vysokým pokutám. V roce 2020 byla francouzská společnost Google pokutována částkou 50 milionů eur právě za nedostatečné informování uživatelů o způsobu zpracování jejich osobních údajů. To je důkazem, že regulátoři berou tento aspekt GDPR velmi vážně.

Plnění informační povinnosti není jen o vyhnutí se pokutám, ale také o budování důvěry u vašich klientů. Poskytnutím jasných a srozumitelných informací o zpracování osobních údajů můžete posílit svou pozici na trhu a zvýšit spokojenost svých zákazníků.

Pro správné plnění této povinnosti je důležité, aby byly informace o zpracování osobních údajů snadno dostupné, konkrétní a srozumitelné. Správci údajů by měli věnovat pozornost nejen obsahu těchto informací, ale i jejich umístění na webových stránkách. Transparentnost a jasnost jsou klíčové pro zajištění souladu s GDPR a pro budování důvěry u zákazníků.

Dalším důležitým aspektem je pravidelná aktualizace informací o zpracování osobních údajů. Změny v provozu firmy, nové technologie nebo legislativní úpravy mohou vyžadovat úpravy těchto informací. Firmy by měly pravidelně revidovat a aktualizovat své zásady ochrany osobních údajů, aby byly vždy v souladu s aktuálními požadavky.

Investice do technologií a školení zaměstnanců také hrají klíčovou roli. Moderní softwarové nástroje mohou pomoci s automatizací procesů zpracování a zabezpečení dat, což zjednoduší dodržování GDPR. Kromě toho by zaměstnanci měli být pravidelně školeni o nejlepších postupech při zpracování osobních údajů a o tom, jak rozpoznat a reagovat na případné bezpečnostní incidenty. To nejen zvyšuje úroveň ochrany dat, ale také přispívá k celkové bezpečnostní kultuře ve firmě.