Jak chránit soukromí zaměstnanců? Přehled monitorování zaměstnanců z pohledu GDPR

V dnešní době, kdy se technologie neustále vyvíjejí a zaměstnanci stále častěji pracují s digitálními nástroji, se často setkáváme s otázkou, jak lze vyvážit potřebu monitorovat zaměstnance s jejich právem na soukromí. Je takový monitoring v souladu s evropskou směrnicí GDPR (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů)? A jak lze zabezpečit citlivá data a informace, které zaměstnanci generují při své práci?

GDPR, má za cíl chránit práva a soukromí občanů Evropské unie v souvislosti s jejich osobními údaji. Toto nařízení však také klade určité požadavky na zaměstnavatele, kteří chtějí monitorovat svého zaměstnance. Monitorování zaměstnanců může zahrnovat různé aspekty, jako je sledování e-mailové komunikace, užívání firemních zařízení, sledování webové aktivity, monitorování polohy GPS nebo nahrávání hovorů.

Především je důležité, aby zaměstnavatelé měli zákonný důvod k monitorování zaměstnanců a aby takové monitorování bylo proporcionální a transparentní. Monitorování by mělo být v souladu s právem na soukromí zaměstnanců a nesmí být zneužíváno k neoprávněnému sběru či zpracování osobních údajů. Zde jsou uvedeny některé příklady monitorování zaměstnanců a jak by měly být prováděny v souladu s GDPR:

Monitorování e-mailové komunikace: Zaměstnavatelé by měli jasně definovat, jaké jsou účely monitorování e-mailové komunikace a jaké jsou přípustné hranice pro sledování soukromé a firemní komunikace. Zaměstnanci by měli být informováni o takovém monitorování a o tom, jaké jsou souvislosti s jejich právy.

Monitorování webových aktivit: Zaměstnavatelé by měli jasně definovat účel monitorování webové aktivity zaměstnanců a omezit sledování pouze na relevantní firemní zájmy. Je důležité respektovat soukromí zaměstnanců a nepřistupovat k jejich osobním webovým aktivitám, které nesouvisejí s pracovními povinnostmi.

Sledování GPS polohy: Sledování GPS polohy zaměstnanců je povoleno pouze v případech, kdy je to nezbytné pro plnění pracovních povinností nebo pro bezpečnost zaměstnanců. Zaměstnavatelé musí informovat zaměstnance o tom, že jsou monitorováni, a o účelu tohoto sledování.

Zaměstnavatel porušuje GDPR, pokud:

• Sleduje zaměstnance mimo pracovní dobu bez řádného upozornění a důvodu.
• Neposkytuje zaměstnancům žádnou informaci o tom, že jejich e-maily nebo telefonní hovory jsou monitorovány.
• Sbírá a uchovává osobní údaje zaměstnanců bez jejich souhlasu a bez oprávněného účelu.
• Zpracovává citlivé osobní údaje zaměstnanců (např. zdravotní údaje) bez přiměřených bezpečnostních opatření.
• Neposkytuje zaměstnancům přístup k jejich osobním údajům nebo jim neumožňuje opravu nesprávných informací.
• Sleduje webovou aktivitu zaměstnanců za účelem sledování jejich soukromého života a nesouvisejících aktivit.
• Sbírá informace o politických názorech, náboženských vyznáních nebo jiných citlivých informacích zaměstnanců bez jejich výslovného souhlasu.
• Přístup k osobním údajům zaměstnanců nemá omezen pouze na oprávněné osoby, což vede k riziku úniku citlivých informací.
• Neprovádí pravidelné bezpečnostní audity a není připraveno na zpracování případných bezpečnostních incidentů.
• Zaměstnává třetí strany (např. dodavatele) bez uzavřených smluv o zpracování osobních údajů, což ohrožuje jejich ochranu.

Monitorování zaměstnanců je citlivou oblastí, která vyžaduje pečlivé zacházení s osobními údaji zaměstnanců a dodržování jejich práv na soukromí. Zaměstnavatelé by měli být obezřetní při nastavení monitorovacích opatření, aby zajistili soulad s GDPR. Transparentnost, proporcionalita a informování soukromí jsou klíčové prvky pro úspěšné zavedení monitorovacích postupů, které respektují práva zaměstnance, přičemž zajišťují bezpečnost a ochranu firemních zájmů.