Jak předejít rizikům při předávání osobních údajů mimo EU

Pokud vaše společnost spolupracuje se subjekty mimo Evropskou unii, předává osobní údaje klientů nebo zákazníků za hranice, je důležité věnovat pozornost tomu, jak jsou tato data chráněna. Nařízení GDPR ukládá přísná pravidla a zodpovědnost za ochranu těchto údajů zůstává na vaší straně, ať už spolupracujete s americkou firmou, asijským dodavatelem nebo partnery v jiných třetích zemích. Je potřeba zajistit, aby data zůstala stejně chráněna, jako kdyby byla zpracována v EU.

Hlavním důvodem, proč se problematika přenosu dat mimo EU řeší, je fakt, že v rámci Evropské unie platí jednotná pravidla. Jakmile však údaje opustí hranice EU, tato ochrana přestává automaticky platit a je třeba přistoupit k dodatečným opatřením. Jakmile data vstoupí do tzv. třetí země, musí být zajištěna jejich ochrana na úrovni srovnatelné s unijními standardy.

V praxi se typicky používají tři základní nástroje: rozhodnutí o odpovídající ochraně, závazná podniková pravidla a smluvní doložky. Je klíčové, aby tyto nástroje byly správně implementovány a nezůstávaly jen na papíře. Jinak totiž riskujete nejen vysoké pokuty, ale také poškození pověsti vaší společnosti.

Rozhodnutí o odpovídající ochraně dat
Jedním z nejjednodušších způsobů, jak zajistit bezpečný přenos dat, je spolehnout se na rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně. Tato rozhodnutí uznávají, že některé země mají srovnatelnou úroveň ochrany osobních údajů jako v EU. Mezi tyto země patří například Velká Británie, Japonsko, Švýcarsko nebo Jižní Korea. Nově byla do této skupiny zařazena i USA, konkrétně pro společnosti účastnící se programu Data Privacy Framework.

V případě, že vaše společnost předává data subjektům v těchto zemích, máte vyřešeno. Není třeba složitě nastavovat další opatření, protože data jsou v bezpečí. Toto řešení je tedy ideální pro firmy, které pravidelně spolupracují s těmito regiony.

Závazná podniková pravidla (Binding Corporate Rules)

Pro společnosti, které mají pobočky v různých částech světa, přinášejí efektivní řešení tzv. závazná podniková pravidla (BCR). Tato pravidla stanoví, jak se bude s daty nakládat v rámci celé skupiny, a to i v případě, že pobočky sídlí mimo EU. Aby však byla tato pravidla platná, musí je schválit dozorový orgán v některém z členských států EU.

Závazná pravidla mají tu výhodu, že se aplikují plošně a poskytují komplexní ochranu napříč celou organizací. Je to ovšem proces náročný na čas a administrativu, proto jej využívají především větší firmy s komplexní strukturou.

Smluvní doložky – všestranný nástroj pro každou firmu

Nejčastěji využívaným nástrojem jsou vzorové smluvní doložky, které poskytují flexibilní způsob, jak legálně předávat data do třetích zemí. Tyto doložky stanoví přesné podmínky a povinnosti jak pro vývozce dat, tak pro jejich příjemce mimo EU. Evropská komise pravidelně aktualizuje vzory těchto doložek tak, aby odpovídaly aktuálním právním požadavkům a situacím v praxi.

K využití smluvních doložek je však nutné přistupovat obezřetně. Samotná existence smlouvy nemusí být dostatečnou zárukou ochrany údajů. Je důležité zvážit další opatření, jako je šifrování, pseudonymizace dat, omezení přístupu nebo úprava smluvních ujednání. Tyto kroky mohou zásadně snížit rizika, která by jinak mohla vzniknout, například v zemích, kde neexistují dostatečné právní záruky ochrany osobních údajů.

Co nás čeká dál? Nové smluvní doložky už v roce 2025

Evropská komise oznámila, že pracuje na nových vzorových doložkách, které budou cílit na případy, kdy se GDPR vztahuje na společnosti mimo EU. Tato změna reaguje na situace, kdy subjekty mimo EU cíleně nabízejí své produkty evropským zákazníkům nebo zpracovávají jejich data. Typickým příkladem je provozovatel e-shopu se sídlem v Číně, který prostřednictvím české verze svého obchodu oslovuje české zákazníky, nebo aplikace monitorující pohyb, která sbírá údaje o pohybu osob v evropských městech.

Schválení těchto nových doložek se očekává v polovině roku 2025, takže firmy budou mít dostatek času se připravit. Pokud pracujete s mimoevropskými partnery, měli byste už nyní sledovat tuto legislativní novinku a připravit se na zavedení těchto doložek do praxe. Pokud naopak sami působíte mimo EU, ale obchodujete s evropskými subjekty, budou se vás tyto doložky rovněž týkat.

Jak snížit riziko přenosu dat mimo EU?

I při použití všech zmíněných nástrojů by firmy měly neustále zvažovat, jaká opatření ještě přijmout, aby bylo zajištěno maximální bezpečí dat. Mezi doporučené kroky patří zejména:

Omezit rozsah předávaných údajů – čím méně osobních dat předáte, tím menší riziko.
Šifrování a pseudonymizace – výrazně ztíží neoprávněné přístupy k citlivým informacím.

Zavést transparentní informační povinnost – subjekty údajů musí být informovány o tom, co se s jejich daty děje, kde jsou ukládána a kdo k nim má přístup.

Snížení rizika při přenosu dat mimo EU je klíčovým úkolem pro každou společnost, která pracuje s osobními údaji zákazníků či klientů. GDPR poskytuje robustní rámec, ale je na firmách, aby jej správně implementovaly. Efektivní využití smluvních doložek, závazných podnikových pravidel nebo rozhodnutí o odpovídající ochraně může výrazně přispět ke snížení rizik, ale důležitá je také každodenní pečlivost při nakládání s daty.