Nákupní doklad a jeho skryté úskalí: Na co si dát pozor

Nákupní doklady. Každý spotřebitel je dostává, každý prodávající je musí vystavit. Na první pohled jde o rutinní úkon – vložení několika údajů do pokladního systému a potvrzení nákupu. Málokdo však tuší, že i malá nepozornost při vystavení dokladu může vést k pokutám, nesplnění zákonných povinností nebo právním sporům. Jaká jsou nejčastější úskalí při vystavování nákupních dokladů a na co si dát pozor?

Podle § 16 zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele (dále jen „ZOS“), je prodávající povinen vystavit doklad o zakoupení zboží nebo poskytnutí služby (nákupní doklad), který musí obsahovat jasně stanovené náležitosti. Tento zákon stanovuje několik klíčových bodů, bez nichž není nákupní doklad právně v pořádku a může se stát předmětem sporu či kontroly. Navíc je důležité vědět, že pokud prodávající vystavuje jen jeden doklad, musí splňovat náležitosti nejen podle ZOS, ale i podle dalších zákonů, jako například živnostenského zákona či daňových předpisů. Co to znamená pro firmy a jak se s tím vypořádat?

Základní náležitosti nákupního dokladu

Prodejní doklad musí podle ZOS obsahovat čtyři základní údaje: datum prodeje nebo poskytnutí služby, identifikaci prodaného zboží nebo služby, konečnou cenu a identifikační údaje prodávajícího (název firmy, IČO, případně jméno a příjmení u fyzických osob). Zdánlivě jednoduché požadavky, ale realita je komplikovanější.

Jednou z nejčastějších chyb je nedostatečné označení prodaného zboží nebo poskytnuté služby. ZOS neuvádí přesnou míru detailu, který má být použit při popisu předmětu transakce, a tak vznikají nesrovnalosti. V praxi to znamená, že označení typu „položka 1“ nebo „hotovostní zboží“ neprojde. Prodávané zboží či služba musí být popsány jasně, aby bylo zřejmé, o co se jedná. Například označit nákup elektroniky pouze jako „elektronika“ je nedostatečné. Správné označení by mělo obsahovat model, značku nebo jiné specifikace, které zajistí jednoznačnou identifikaci.

Problémy s cenou

Druhým klíčovým bodem, kde často dochází k pochybení, je uvedení ceny. Nákupní doklad musí obsahovat konečnou cenu, kterou zákazník za výrobek či službu zaplatil, včetně DPH a všech dalších poplatků. Zde se objevuje problém, když jsou na dokladu uvedeny i různé akční slevy či ceny před a po slevě. Je povoleno, aby byly na dokladu uvedeny různé ceny (původní cena, sleva, konečná cena), ale nesmí dojít k situaci, kdy konečná cena není jasně patrná. Zákazník musí jednoznačně vidět, kolik za zboží zaplatil.

V praxi se však často setkáváme s případy, kdy je na dokladu uvedena pouze sleva a původní cena, bez uvedení konečné částky po slevě. Takový doklad může být považován za neúplný a prodávajícímu hrozí sankce. Česká obchodní inspekce (ČOI) pravidelně kontroluje dodržování těchto náležitostí a nedostatečně vystavené doklady mohou být pokutovány až do výše 1 milionu Kč.

Specifické případy: Dodávky a vadné zboží

Další komplikace mohou nastat v případě prodeje výrobků s následnou dodávkou nebo prodeje vadného či použitého zboží. V těchto případech má nákupní doklad obsahovat i další náležitosti. U zboží s následnou dodávkou musí doklad uvádět datum a místo dodávky. U vadného, použitého nebo jinak omezeného zboží je nutné na dokladu zřetelně uvést tyto skutečnosti, aby zákazník nebyl uveden v omyl. Například, pokud si zákazník kupuje repasovaný notebook, měl by být tento fakt jasně uveden na dokladu, jinak by mohl požadovat reklamaci z důvodu „skrytých vad“.

Elektronické vs. papírové doklady

Další častou otázkou je, zda musí být nákupní doklad vystaven v papírové podobě, nebo zda může být elektronický. Podle ZOS není nutné vystavit doklad v listinné podobě, pokud zákazník souhlasí s elektronickým formátem. Elektronické doklady jsou plně akceptovatelné, což je v dnešní digitální době velká výhoda. Firmy, které implementují systémy pro zasílání elektronických faktur, tak mohou zjednodušit své procesy a zároveň šetřit náklady.

Je však důležité zmínit, že doklad musí být k dispozici na vyžádání v jakékoli formě, kterou zákazník preferuje. Pokud tedy zákazník požádá o papírový doklad, i přes to, že mu byl původně nabídnut elektronický, musí mu být tento doklad poskytnut.

Pokuty a sankce

Pokud prodávající nesplní svou povinnost a nevydá řádně vyplněný nákupní doklad na žádost zákazníka, hrozí mu nejen pokuty od ČOI, ale i ztráta důvěry zákazníků. Jak ukázal nedávný případ projednávaný Nejvyšším správním soudem (rozsudek sp. zn. 4 As 222/2022-36), prodávající, který nevystaví dostatečně podrobný doklad, riskuje nejen sankce, ale i dlouhodobé právní spory. V tomto konkrétním případě byly prodávajícímu uloženy sankce za to, že na dokladu uváděl pouze „hotovostní položky“ bez bližší specifikace prodaného zboží, což bylo posouzeno jako závažné pochybení.

Co si z toho vzít?

Firmy by si měly dát pozor na to, jaké informace uvádějí na svých nákupních dokladech. Přesné a jasné označení zboží, správné uvedení konečné ceny a dodržování specifických náležitostí u zvláštních druhů prodeje jsou klíčem k tomu, aby se vyhnuly problémům se zákonem. Elektronické doklady jsou moderní alternativou, ale musí být vždy k dispozici i v papírové formě, pokud to zákazník požaduje.

Na závěr platí, že i zdánlivě banální nákupní doklad může přinést řadu komplikací, pokud není vystaven správně. Prodávající by měli dbát na dodržování všech zákonných povinností a při nejasnostech se poradit s odborníky, aby předešli potenciálním právním a finančním problémům.