Přístup k e-mailům po odchodu zaměstnanců bez právních komplikací

Zaměstnanec odešel a vám chybí klíčová informace z jeho e-mailové schránky. Co teď? Přístup k pracovním e-mailům bývalých zaměstnanců je ožehavé téma, které se pohybuje na tenké hranici mezi ochranou firemních zájmů a respektem k právům jednotlivce. Neoprávněný zásah do schránky může znamenat porušení zákona a vysoké pokuty. Jak tedy postupovat správně a efektivně?

Obecně platí, že zaměstnavatel nemá právo nahlížet do pracovní e-mailové schránky bývalého zaměstnance bez jeho souhlasu. Důvodem je ochrana soukromí, kterou garantuje jak zákoník práce, tak i GDPR. Zaměstnanec mohl prostřednictvím firemního e-mailu komunikovat nejen pracovně, ale i v citlivých záležitostech, například ohledně mzdy, zdravotního stavu nebo vnitrofiremních stížností. Zaměstnavatel proto nemůže automaticky převzít kontrolu nad jeho e-maily.

Výjimku tvoří situace, kdy je přístup k e-mailům nezbytný pro ochranu oprávněných zájmů firmy. To ale neznamená, že IT oddělení může bez dalšího otevřít schránku a prohledávat ji. Musí být nastaven jasný postup, který bude v souladu s právními předpisy.

Nejlepší ochranou před právními komplikacemi je prevence. Zaměstnavatel by měl jasně definovat pravidla používání firemních e-mailů a seznámit s nimi zaměstnance už při nástupu. Klíčové je stanovit, zda lze firemní e-mail používat i pro soukromé účely, požadovat, aby zaměstnanec při odchodu předal důležité e-maily a kontakty, a určit proces pro přístup ke schránce v případě potřeby. Tato pravidla by měla být součástí pracovního řádu nebo jiné závazné dokumentace. Zaměstnanec tak bude dopředu vědět, co ho při odchodu čeká, a minimalizují se rizika sporů.

Pokud po odchodu zaměstnance vznikne potřeba nahlédnout do jeho e-mailů, mělo by to probíhat podle předem stanoveného postupu. Ten, kdo žádá o přístup, musí jasně uvést, jakou informaci hledá a proč ji nelze získat jiným způsobem. Žádost by měl posoudit právní nebo compliance tým, případně pověřenec pro ochranu osobních údajů. Pokud je přístup schválen, měl by být umožněn pouze konkrétním osobám na omezenou dobu a pouze ke konkrétním e-mailům. Každý přístup do e-mailové schránky by měl být evidován, včetně důvodu, osoby, která do ní nahlížela, a seznamu e-mailů, ke kterým byl přístup udělen.

Nejde jen o to, dodržet zákon, ale i o ochranu důvěry zaměstnanců. Pokud by se zjistilo, že firma běžně čte e-maily bývalých pracovníků bez jasných pravidel, může to výrazně poškodit její reputaci a důvěryhodnost.

Jiná situace nastává u e-mailových schránek, které nejsou svázány s konkrétním zaměstnancem, například info@firma.cz nebo objednavky@firma.cz. Tyto schránky slouží firemním účelům a po odchodu zaměstnance je lze bez obav předat jinému kolegovi. Přesto je vhodné mít jasně definováno, kdo k nim má přístup a jak se s nimi po změně personálu pracuje.

Nejlepší cestou, jak předejít složitým situacím, je dobře nastavená interní politika. Firmy by měly zavést pravidelný audit využívání firemních e-mailů, vyžadovat předání pracovních e-mailů při odchodu, používat sdílené schránky pro klíčové firemní komunikace a nastavit automatické přesměrování nebo deaktivaci schránek bývalých zaměstnanců. Tímto způsobem lze zajistit, že firma nebude závislá na přístupu k e-mailům odcházejících zaměstnanců a zároveň bude postupovat v souladu s právními předpisy.

Řešení přístupu k e-mailům bývalých zaměstnanců není triviální, ale správným nastavením interních pravidel lze minimalizovat rizika. Klíčové je předcházet problémům ještě před tím, než nastanou. Pokud už k situaci dojde, je nutné postupovat podle jasných pravidel, která budou respektovat jak práva zaměstnance, tak oprávněné zájmy firmy. Transparentní proces a důsledné dodržování pravidel jsou klíčem k úspěchu.