Spolupráce s virtuální asistentkou: Jak na to a bez právních komplikací

Podnikání na internetu přináší řadu výzev a úkolů, které mohou být časově náročné nebo vyžadují specifické odborné znalosti. Řešení? Virtuální asistentka. Tento dynamický sektor zahrnuje administrativní, technickou i marketingovou podporu podnikatelů, a to vše na dálku. Co to ale znamená pro obě strany z právního hlediska? Jak správně nastavit spolupráci a na co si dát pozor?

Virtuální asistentka je obvykle samostatnou podnikatelkou, která pokrývá různé činnosti, od správy e-mailů a zákaznické komunikace až po složitější technické úkoly, jako je nastavení e-shopů nebo marketingových kampaní. Klienti jsou často podnikatelé, manažeři nebo firmy, které potřebují pomoc, ale nechtějí (nebo nemohou) zaměstnat další pracovníky na plný úvazek.

Přestože spolupráce s virtuální asistentkou přináší mnoho výhod, není bez rizik. Klíčem k úspěšné spolupráci je jasně definovaný smluvní vztah. Často se setkáváme s volnějšími domluvami, které mohou vyústit v nedorozumění nebo dokonce spory. Podnikatelé často nevěnují dostatečnou pozornost detailům, což může mít neblahé důsledky. Jak tedy předejít právním komplikacím?

Smluvní vztah: Proč je důležitý a jak ho nastavit

Smluvní vztah mezi virtuální asistentkou a jejím klientem je velká. Ve většině případů se jedná o tzv. nepojmenovanou smlouvu podle občanského zákoníku, konkrétně § 1746 odst. 2. Co to znamená v praxi? Nejsou stanoveny konkrétní podmínky, ale právě proto je potřeba pečlivě vymezit vzájemná práva a povinnosti.

Doporučuje se uzavřít písemnou smlouvu, která může být realizována i elektronicky. Pokud obě strany preferují méně formální přístup, postačí objednávka podložená obchodními podmínkami. V obou případech je zásadní jasně vymezit předmět spolupráce – co přesně bude virtuální asistentka pro podnikatele dělat a za jakou odměnu. Právě v této fázi často vznikají problémy kvůli nejasně stanoveným očekáváním. Není neobvyklé, že jedna strana očekává něco jiného, než co je skutečně domluveno.

Dalším důležitým bodem je stanovení termínů a následků při jejich nesplnění. Jak dlouho bude trvat splnění úkolu? Jaký je postup, pokud dojde k prodlení? Tyto otázky je nutné vyjasnit hned na začátku.

Exkluzivita a mlčenlivost: Na co nezapomenout

Podnikatelé, kteří využívají služeb virtuálních asistentek, by měli zvážit exkluzivitu. Virtuální asistentky často pracují pro více klientů najednou, což může být problém, pokud jeden z nich je konkurentem. Ve smlouvě je vhodné jasně vymezit, zda asistentka může pracovat pro další podnikatele ve stejném oboru, či nikoli.

Dalším zásadním aspektem je ochrana důvěrných informací. Virtuální asistentka mívá přístup k citlivým údajům klienta – od hesel a přístupových údajů až po informace o strategii podnikání. Je proto nutné upravit pravidla mlčenlivosti a chránit důvěrné informace ve smlouvě. Klient by měl mít jistotu, že asistentka s těmito informacemi bude nakládat s maximální obezřetností.

Ochrana osobních údajů: Nepodceňujte GDPR
Vzhledem k tomu, že virtuální asistentky často pracují s databázemi zákazníků, e-maily a dalšími citlivými informacemi, je nutné pamatovat na ochranu osobních údajů. Klient je v roli správce osobních údajů a virtuální asistentka zpracovatelem. Podle GDPR je klient povinen zajistit, že virtuální asistentka zpracovává údaje v souladu s předpisy, což znamená uzavřít smlouvu o zpracování osobních údajů.

Je důležité si uvědomit, že pokud dojde k porušení těchto pravidel, může být podnikatel vystaven vysokým pokutám. V některých případech mohou sankce dosáhnout až 4 % z ročního obratu společnosti, což může mít pro menší firmy fatální následky.

Jaké jsou další kroky?
Pokud zvažujete spolupráci s virtuální asistentkou, je důležité předem zvážit několik klíčových bodů:
Jaké konkrétní úkoly bude virtuální asistentka vykonávat? Stanovte si jasné hranice, co očekáváte a co již spadá mimo její kompetence.

Jakým způsobem bude probíhat komunikace? Jaké nástroje budete používat? Vyjasněte si, zda preferujete e-mail, telefonickou komunikaci nebo třeba rychlé zprávy přes platformy jako WhatsApp.

Jaké jsou podmínky úhrady odměny? Ujasněte si, jakým způsobem bude probíhat fakturace, zda budete platit měsíčně, týdenně nebo na základě splněných úkolů.

Jak zabezpečíte důvěrné informace a osobní údaje? Dbejte na to, aby byla smluvně ošetřena mlčenlivost a ochrana osobních údajů.

Spolupráce s virtuální asistentkou může být obrovským přínosem pro vaše podnikání. Umožňuje vám soustředit se na to, co děláte nejlépe, zatímco virtuální asistentka se postará o úkoly, které vás zdržují. Pokud ale spolupráci nepostavíte na pevných právních základech, může se snadno změnit v noční můru. Buďte proto pečliví při nastavování smluvních vztahů a nezapomínejte na důležité právní aspekty, jako je ochrana důvěrnosti a osobních údajů.